Iné

Novela zákona o archívoch a registratúrach

  • Vydanie: ULC PRO BONO 2/2011

Verejná správa prechádza v súčasnosti procesom informatizácie, čo popri technickom zabezpečení uvedeného procesu vyžaduje aj právnu úpravu. Nakoľko prax poukázala na absenciu dostatočnej úpravy elektronickej správy registratúry, novela zákona o archívoch a registratúrach na tento stav reflektuje a pokúša sa ho odstrániť.

Dňa 1.marca 2011 nadobudol účinnosť zákon č. 41/2011 Z. z. (ďalej len „novela“ alebo „novela zákona“), ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o registratúrach“), okrem ust. § 24 ods. 4 písm. a) až c) v siedmom bode v čl. I novely, ktorý nadobudne účinnosť dňa 1. januára 2014. Novela zákona vychádza predovšetkým z plnenia úloh uznesenia vlády Slovenskej republiky č. 595/2009 Z. z. k analýze legislatívneho prostredia a zoznamu právnych predpisov určených pre implementáciu elektronického spracovania agend.

Novozavedeným ods. 19 v ust. § 2 sa do zákona o registratúrach zaviedol a súčasne definoval pojem spis ako registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci. Novým znením ust. § 16 ods. 2 písm. e) sa pôvodcovi registratúry uložila povinnosť uchovávať originál listinného registratúrneho záznamu, z ktorého bola vyhotovená elektronická kópia, a to počas doby jeho uloženia. Doba uloženia je v zákone o registratúrach upravená ako doba, ktorá je určená počtom rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Novela doplneným ods. 4 v ust. § 16 zaviedla povinnosť pôvodcov registratúry, ktorí sú orgánmi verejnej správy, zabezpečiť správu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému, ak to ustanoví osobitný zákon. Uvedená zmena reaguje na uznesenie vlády Slovenskej republiky č. 595/2009 Z. z., ktoré v prílohe obsahuje zoznam právnych predpisov s uvedením účinnosti zmien, týkajúcich sa elektronického spracovania agend. Na pôvodcov registratúry, ktorí nie sú orgánmi verejnej správy (napr. súdy, prokuratúra a pod.), sa však uvedená povinnosť nevzťahuje. Dôvodom je predovšetkým osobitosť agend uvedených orgánov. Pre osoby, ktoré sú podľa ust. § 17 ods. 1 zákona povinné vypracovať registratúrny poriadok, bola novelou zavedená povinnosť upraviť v registratúrnom poriadku používanie pečiatok, zaručeného elektronického podpisu a časovej pečiatky.

Najdôležitejšou zmenou je doplnenie ust. § 16a s názvom „Elektronický registratúrny záznam“Pojem elektronický registratúrny záznam definuje ods. 1 v ust. § 16a ako pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý pôvodca registratúry uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme. Orgán verejnej správy je podľa ods. 2 povinný elektronické registratúrne záznamy prijímať najmä prostredníctvom elektronickej podateľne. Odsekom 3 bola ustanovená povinnosť pripojiť k elektronickému registratúrnemu záznamu počas lehoty uloženia štruktúrované údaje o štruktúre, obsahu a väzbách elektronického registratúrneho záznamu a o jeho správe. Elektronický registratúrny záznam, ktorý je opatrený elektronickým podpisom, je pôvodca registratúry povinný uchovávať spoločne s údajmi na overenie elektronického podpisu. Uchovávanie elektronického registratúrneho záznamu je pôvodca registratúry podľa ods. 4 povinný zabezpečiť spôsobom, ktorý zaručí hodnovernosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť elektronického registratúrneho záznamu. Pravidlá zmeny formátu elektronického registratúrneho záznamu sú ustanovené v ust. § 16a ods. 6 novelizovaného zákona. Pri zmene formátu je pôvodca registratúry povinný dbať na to, aby aj po zmene formátu bola zachovaná hodnovernosť elektronického registratúrneho záznamu, neporušiteľnosť obsahu, čitateľnosť a je tiež povinný dbať na bezpečnosť procesu zmeny formátu. Hodnovernosť preukazuje pôvodca registratúry najmä identifikačnými údajmi o osobe, ktorá zmenu formátu vykonala, dátumom jej vykonania a časovou pečiatkou.

V súvislosti s novými povinnosťami pôvodcu registratúry boli zavedené nové skutkové podstaty priestupkov a iných správnych deliktov. Priestupku sa podľa doplnenej vety v ust. § 30a ods. 1 písmeno o) dopustí aj ten, kto nezabezpečí uchovávanie alebo zmenu formátu elektronického registratúrneho záznamu postupom podľa zákona o registratúrach a jeho vykonávacích právnych predpisoch.

Doplnením šiesteho bodu do ust. § 31 ods. 1 písm. c) bola upravená nová skutková podstata správneho deliktu, spočívajúca v nezabezpečení uchovávania alebo zmeny formátu elektronického registratúrneho záznamu postupom podľa zákona o registratúrach a jeho vykonávacích právnych predpisoch. Za uvedený priestupok a správny delikt možno uložiť pokutu do výšky 3 319 Eur.

Novela ustanovuje pôsobnosť Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“) vo vzťahu k elektronickým archívnym dokumentom vložením nového ods. 4 do ust. § 24. Uvedené ustanovenie zavedie povinnosť ministerstva zabezpečiť na úseku starostlivosti o elektronické archívne dokumenty (1) ich trvalé uloženie, (2) ich autenticitu, hodnovernosť, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť, (3) ich sprístupnenie a zverejňovanie a (4) metodické usmerňovanie správy elektronických archívnych dokumentov. Predmetné povinnosti ministerstva okrem bodu 4 nadobudnú účinnosť dňa 1. januára 2014. Novela rozšírila tiež splnomocňovacie oprávnenie ministerstva na vydanie všeobecne záväzného právneho predpisu, ktoré je upravené v ust. § 33 zákona. Splnomocnenie bolo rozšírené o oprávnenie vydať všeobecne záväzný právny predpis, v ktorom ministerstvo upraví podrobnosti o výkone správy registratúry orgánov verejnej správy, najmä podrobnosti o tvorbe spisu. Ministerstvo je tiež po novom oprávnené vydať všeobecne záväzný právny predpis, v ktorom ustanoví štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry, najmä pre povinné štruktúrované údaje o obsahu, štruktúre a väzbách, hodnovernosti a čitateľnosti elektronického registratúrneho záznamu, bezpečnosti procesu zmeny formátu elektronického registratúrneho záznamu, o formátoch elektronických archívnych dokumentov a o spôsoboch ich odovzdávania.

Kontaktný formulár

Sme pripravení naplniť Vaše práva.
Kontaktujte nás!

Zadajte vašu e-mailovú adresu.
Zadajte vaše telefónne čislo.
Napíšte nám správu.
Súhlaste so spracovaním osobných údajov.

Správa sa odosiela ....