Predstavíme vám zmeny, ktoré nastali novelizáciou zákona o archívoch a registratúrach. Novela je účinná odo dňa 1. júna 2007. Novelizáciou sa zo zákona vypustila všeobecná povinnosť pôvodcu registratúry vypracovať registratúrny poriadok a výrazne zmenila povinnosť podnikateľov vypracovať registratúrny plán.Dňa 27. marca 2007 prijala NR SR novelu zákona o archívoch a registratúrach. Novela je účinná odo dňa 1. júna 2007.
Novelizáciou sa zo zákona vypustila všeobecná povinnosť pôvodcu registratúry vypracovať registratúrny poriadok. Zrušená povinnosť sa týka všetkých podnikateľov. Pri podnikaní totiž vzniká množstvo dokumentov, faktúr, mzdových listov a iných písomností a keďže neskôr môže vzniknúť potreba tieto dokumenty vyhľadať, použiť ako dôkaz, predložiť kontrole atď., je dôležité túto dokumentáciu chrániť a zaviesť v nej určitý systém. Novelizovaný zákon však podnikateľom i naďalej ponecháva povinnosť predložiť vypracovaný registratúrny plán, avšak len v prípade, ak z činnosti podnikateľa ako pôvodcu registratúry vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu. Príkladmý výpočet týchto záznamov obsahuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonáva zákon o archívoch a registratúrach.
Registratúrny plán teda nebudú musieť vypracovať drobní remeselníci, malí podnikatelia a autori v zmysle autorského zákona (umelci, vedci). Presný zoznam takýchto osôb by však má Ministerstvo vnútra SR zverejniť do mája tohto roku. Na druhej strane, vypracovať registratúrny plán budú musieť všetky väčšie firmy, teda strední a najmä veľkí podnikatelia. Tí, ktorých sa vypracovanie registratúrneho plánu bude týkať, budú musieť jeho návrh zaslať na schválenie štátnemu archívu.
Najmä malým podnikateľom by sa teda malo uľaviť. Kým totiž registratúrny plán je plánom evidencie, v ktorom sa členia dokumenty súvisiace s podnikaním do jednotlivých skupín (napríklad obchodná agenda, ekonomická agenda, personálna agenda a pod.), registratúrny poriadok je už podrobný popis krokov, podľa ktorých podnikateľ triedi, eviduje, spracúva či ukladá dokumenty súvisiace s podnikaním, nielen s účtovníctvom.
Novela však pre podnikateľov ako pôvodcov registratúry zavádza i novú povinnosť, ktorá sa týka každého. Je to povinnosť evidovať vlastné i došlé záznamy, vrátane došlej pošty, ktorej doplnenie si vyžiadala potreba riadneho výkonu predarchívnej starostlivosti. V rámci nej sa štátne archívy stretli s odmietaním ich dozornej činnosti nad správou registratúry zdôvodňovaným neexistenciou evidovaných záznamov, teda neexistenciou registratúry. Pôvodca registratúry preto nebude môcť odo dňa účinnosti zákona odmietnuť orgánu dozoru nahliadnuť do svojej evidencie vlastných a došlých záznamov.